메일 용량 효과적으로 관리 및 늘리는 방법 (아웃룩, 구글)

메일 사용이 늘어나면서 종종 저장 용량이 부족해지는 문제가 발생하곤 합니다. 이는 특히 업무용으로 메일을 많이 사용하는 경우 더욱 자주 발생하는데요, 중요한 메일을 놓치지 않으려면 메일 용량을 정기적으로 확인하고 관리하는 것이 매우 중요합니다.

오늘은 각 메일 서비스별로 용량 확인 및 관리 방법을 자세히 살펴보고, 필요시 용량을 늘리는 방법도 함께 알아보겠습니다.

아웃룩 메일 관리

아웃룩 메일 용량 확인하는 방법

아웃룩을 사용하는 경우, 저장 용량을 확인하는 방법은 두 가지입니다. 데스크탑 앱과 웹 브라우저 버전에서 용량 확인 방법이 조금 다르므로 사용하는 환경에 맞게 확인해 보세요.

1. 데스크탑 앱에서 확인하는 방법:
   • 아웃룩 앱을 실행한 후, 메인 화면에서 '파일' 탭을 클릭합니다.
   • '계정 정보' 메뉴에서 '사서함 설정'을 선택하면 사용 중인 메일 저장 용량을 확인할 수 있습니다.
2. 웹 브라우저에서 확인하는 방법:
   • 웹브라우저에서 아웃룩(https://outlook.live.com/)에 로그인한 후, 화면 오른쪽 상단에 있는 톱니바퀴 모양의 설정 아이콘을 클릭합니다.
   • '모든 Outlook 설정 보기'를 선택한 후, '일반' - '저장소'로 이동하면 현재 메일 저장 용량을 확인할 수 있습니다.

아웃룩 메일 용량 늘리는 방법

아웃룩에서 저장 용량을 확보하는 방법은 기본적으로 불필요한 이메일이나 첨부 파일을 삭제하는 것입니다. 아래와 같은 방법으로 공간을 더 효율적으로 관리할 수 있습니다.

• 중요하지 않은 이메일 삭제: 정기적으로 필요 없는 이메일을 확인하여 삭제합니다. 뉴스레터, 홍보 이메일, 스팸 메일 등 불필요한 메일을 삭제하는 것만으로도 많은 공간을 확보할 수 있습니다.
• 첨부파일 정리: 많은 용량을 차지하는 첨부 파일이 있는 이메일을 삭제하거나, 첨부 파일만 별도로 저장 후 메일에서 제거하는 방법도 있습니다.
• 보관함 관리: 메일을 보관함으로 이동하면 저장 공간을 차지하지 않는 것처럼 보이지만, 실제로는 여전히 용량을 사용합니다. 따라서 보관함도 정기적으로 확인하고 불필요한 메일은 삭제해야 합니다.
• 유료 공간 추가: 아웃룩에서는 무료로 제공되는 용량이 부족할 경우, 추가 저장 공간을 유료로 구매할 수 있습니다. Microsoft 365 구독을 통해 더 많은 공간을 사용할 수 있으니 필요한 경우 검토해 보세요.

구글 메일(Gmail) 관리

Gmail 용량 확인하는 방법

Gmail은 Google 드라이브, Google 포토와 저장 공간을 공유하며, 기본적으로 15GB의 무료 용량을 제공합니다. 이 용량을 확인하는 방법은 매우 간단합니다.

• Google One 스토리지 확인: https://one.google.com/storage 에 접속하면 Gmail, Google 드라이브, Google 포토에서 각각 사용 중인 용량을 쉽게 확인할 수 있습니다. 이 페이지에서 전체 용량 중 얼마나 사용 중인지도 한눈에 확인 가능합니다.

Gmail 용량 늘리는 방법

Gmail에서 저장 공간을 확보하는 방법은 다양합니다. 첨부 파일이 포함된 메일이나 오래된 메일을 정리하면 공간을 절약할 수 있습니다.

• 첨부파일이 포함된 메일 정리: 첨부 파일이 큰 메일은 많은 공간을 차지할 수 있습니다. Gmail 검색창에 has:attachment larger:10M 같은 명령어를 입력하면 10MB 이상의 큰 첨부파일이 있는 메일을 쉽게 찾을 수 있습니다. 이렇게 검색한 메일 중 불필요한 메일을 삭제하여 공간을 확보하세요.
• 휴지통 및 스팸함 비우기: 휴지통에 보관 중인 메일이나 스팸 메일도 공간을 차지합니다. 정기적으로 휴지통과 스팸함을 비워야 저장 용량이 확보됩니다.
• Google 드라이브 및 Google 포토 정리: Google 드라이브나 Google 포토에서도 공간을 차지하므로, 불필요한 파일이나 사진을 삭제하면 Gmail에도 영향을 줍니다. 드라이브나 포토에서 큰 파일이나 오래된 데이터를 정리하세요.
• Google One 구독으로 추가 공간 구매: 만약 15GB의 무료 공간이 부족하다면, Google One 구독을 통해 추가 공간을 구매할 수 있습니다. 예를 들어, 월 $1.99에 100GB를 사용할 수 있는 요금제를 선택할 수 있습니다. 추가로 더 많은 저장 공간을 제공하는 요금제도 있으니, 자신의 필요에 맞게 선택하면 됩니다.

메일 용량 관리 팁

이메일 용량을 효과적으로 관리하기 위해서는 몇 가지 팁을 기억하는 것이 좋습니다. 특히, 장기적으로 메일 용량이 다시 부족해지지 않도록 유지 관리하는 습관을 들이면 좋습니다.

• 필요한 메일만 보관하기: 모든 메일을 보관하려는 습관은 용량 부족의 주된 원인입니다. 메일을 정리할 때 반드시 중요한 메일만 보관하고 나머지는 삭제하는 습관을 가지세요.
• 정기적인 메일 정리: 메일함을 정기적으로 정리하는 것이 중요합니다. 매일 쌓이는 메일들을 처리하지 않으면 나중에 한 번에 정리하기가 힘들어질 수 있습니다.
• 첨부파일 다운로드 후 삭제: 첨부 파일이 포함된 메일은 많은 용량을 차지하므로, 필요한 첨부 파일은 컴퓨터나 외부 저장소에 다운로드한 후 메일에서 삭제하는 것이 좋습니다.
• 메일 분류 및 필터링 사용: 메일을 자동으로 분류하고 필터링하여, 중요한 메일과 그렇지 않은 메일을 구분하면 정리하기 훨씬 수월합니다. 아웃룩과 Gmail 모두 이러한 기능을 제공하니 적극 활용해 보세요.

메일 용량을 정기적으로 관리하면 중요한 메일을 놓치는 일도 없고, 추가적인 저장 공간을 구입하지 않아도 되는 장점이 있습니다. 불필요한 메일을 삭제하고, 필요한 파일만 별도로 저장하는 등의 방법을 사용하여 메일을 깔끔하게 관리해 보세요.